Technologia
Zastanawiając się, jak wybrać system monitoringu GPS, należy rozpocząć od potrzeb przedsiębiorstwa. Innych narzędzi wymaga mała firma handlowa, innych przedsiębiorstwo produkcyjne, a jeszcze innych przewoźnik międzynarodowy. Poniżej wyjaśniamy, co sprawdzić, aby monitoring GPS dla firmy rzeczywiście wspierał codzienną działalność.
Monitoring pojazdów łączy urządzenie zamontowane w samochodzie, transmisję danych oraz aplikacje. W podstawowej wersji pokazuje aktualne położenie auta. Bardziej rozbudowana telematyka może zbierać informacje o trasach, postojach, spalaniu, tankowaniach, pracy silnika, sposobie prowadzenia pojazdu, dane z tachografu. Nowoczesny system powinien być traktowany nie jako mapa z poruszającymi się ikonami, ale jako narzędzie wspierające zarządzanie flotą. Jego wartość pojawia się wtedy, gdy dane prowadzą do konkretnych decyzji, tj.:
Przed rozmową z dostawcami warto wskazać problemy, które monitoring ma wyeliminować. Mogą to być opóźnienia, brak wiedzy o wykorzystaniu samochodów, trudności w rozliczaniu tras prywatnych i służbowych, wysokie koszty paliwa, długie postoje z uruchomionym silnikiem albo brak kontroli nad terminami serwisów. Dobrze wdrożone rozwiązanie pozwala sprawdzać realizację zadań, analizować trasy i postoje, ograniczać nieautoryzowane użycie samochodów oraz automatyzować raportowanie.
Trzeba też ustalić, kto będzie korzystał z danych. Innego widoku potrzebuje spedytor, innego administracja, a jeszcze innego osoba odpowiedzialna za flotę.
W małej firmie liczą się łatwa obsługa i rozsądny koszt. Przy większej liczbie samochodów znaczenia nabierają automatyczne raporty, kontrola paliwa, uprawnienia i integracje. W dużej organizacji monitoirng powinien umożliwiać obsługę wielu oddziałów i analizę setek pojazdów.
Nie każda firma potrzebuje wszystkich dostępnych modułów. Najlepiej oceniać funkcje przez pryzmat problemów, które mają rozwiązać. Warto sprawdzić nie tylko, czy dana opcja znajduje się w ofercie, ale także jak działa w praktyce. Dlatego warto korzystać z ofert dostawców, którzy pozwalają całkowicie za darmo testować swoje rozwiązania, przez przynajmniej 30 dni.
Lokalizacja pojazdów powinna być prezentowana czytelnie i odpowiednio często aktualizowana. Użytkownik powinien widzieć kierunek jazdy, prędkość, stan zapłonu, czas ostatniej transmisji i podstawowe informacje o samochodzie. Ważne jest także zachowanie urządzenia przy utracie zasięgu. Dobry terminal zapisuje dane w pamięci i przesyła je po odzyskaniu połączenia.
Historia tras powinna pozwalać szybko odtworzyć przebieg dnia: godzinę rozpoczęcia jazdy, dystans, postoje, czas ich trwania i miejsce zakończenia.
Raporty flotowe powinny odpowiadać na konkretne pytania: ile kilometrów przejechały samochody, ile czasu spędziły w ruchu, gdzie występowały najdłuższe postoje i które auta były niewykorzystane. Istotna jest możliwość eksportu danych oraz automatycznej wysyłki raportów.
Dobrze skonfigurowane alerty pozwalają reagować bez ciągłego obserwowania mapy. Powiadomienie może dotyczyć przekroczenia prędkości, wyjazdu poza dozwolony obszar, użycia auta po godzinach, odłączenia zasilania lub długiej pracy silnika na postoju.
Przydatny jest również geofencing, czyli tworzenie wirtualnych stref wokół baz, magazynów, placów budowy i lokalizacji klientów. System może automatycznie rejestrować wjazdy i wyjazdy, co ułatwia potwierdzanie czasu realizacji zleceń.
Monitoring paliwa może wykorzystywać dane z komputera pojazdu, sondę paliwową albo kilka źródeł jednocześnie. Przed zakupem trzeba ustalić, jakiej dokładności można oczekiwać dla konkretnych modeli samochodów. Sam wykres poziomu paliwa nie wystarczy, jeżeli system nie potrafi wiarygodnie wskazać tankowań, zużycia i możliwych ubytków. Dane z CAN bus lub OBD II mogą obejmować spalanie, przebieg, obroty silnika, poziom paliwa i inne parametry eksploatacyjne. Ich zakres zależy jednak od pojazdu, sposobu montażu i zastosowanego terminala.
Analiza powinna również pokazywać, jak styl jazdy kierowcy wpływa na bezpieczeństwo, spalanie i zużycie pojazdu. Oprócz prędkości warto uwzględniać gwałtowne przyspieszenia, hamowania, pokonywanie zakrętów oraz czas pracy na biegu jałowym. Najlepsze efekty daje połączenie danych ze szkoleniem i regularną informacją zwrotną.
Dla przewoźników ważną funkcją może być zdalny odczyt tachografu oraz kart kierowców. Automatyczne pobieranie plików ogranicza ryzyko przekroczenia terminów i zmniejsza liczbę ręcznych czynności. Przed wdrożeniem należy sprawdzić zgodność z używanymi tachografami, sposób autoryzacji karty przedsiębiorstwa, archiwizację oraz możliwość przekazywania plików do programu rozliczającego czas pracy lub (co jest najlepszym rozwiązaniem) skorzystać z usług firmy, która kompleksowo zajmuje się obsługą transportu. Tacy dostawcy poza usługami telematycznymi zajmują się również rozliczaniem czasu pracy kierowców. Najlepsze firmy w ofercie posiadają również opiekę kadrowo-płacową, co sprawia, że wszystkie niezbędne dla transportu usługi dostępne są w jednym miejscu.
Platforma GPS nie powinna działać jako odizolowane narzędzie. Dane mogą być przekazywane do TMS, ERP, CRM, programu księgowego, systemu kadrowego lub aplikacji do planowania zleceń. Dzięki temu nie trzeba wielokrotnie wprowadzać tych samych informacji.
Warto sprawdzić, czy dostawca oferuje gotowe połączenia i czy dostępna jest integracja API. Liczą się zakres danych, dokumentacja, zabezpieczenia, koszty i wsparcie przy uruchomieniu.
Na rynku działają zarówno kompleksowe platformy, jak i rozwiązania wyspecjalizowane. Można spotkać takie firmy jak Geotab, Webfleet, Verizon Connect, GBOX czy Wialon. W otoczeniu cyfrowych narzędzi dla transportu funkcjonuje także Trans.eu. Rozpoznawalna marka nie zastępuje jednak analizy funkcji, umowy i jakości obsługi, którą może poszczycić się web-sat.
Aplikacja mobilna jest przydatna, gdy osoba odpowiedzialna za pojazdy często pracuje poza biurem. Powinna umożliwiać sprawdzenie lokalizacji, alertów, ostatnich tras i aktualnego statusu floty. Warto przetestować jej szybkość, stabilność, czytelność i sposób prezentowania powiadomień.
Równie ważna jest obsługa platformy internetowej. System może mieć wiele funkcji, ale jeżeli przygotowanie prostego raportu wymaga kilkunastu kliknięć, pracownicy nie będą z niego efektywnie korzystać.
Całkowity koszt może obejmować urządzenie, montaż, aktywację, transmisję danych, dostęp do platformy i dodatkowe moduły. Abonament GPS różni się zależnie od okresu umowy, zakresu funkcji, liczby samochodów i rodzaju terminala.
Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić, jakie formy współpracy występują. Najlepsi dostawcy telematyki w ofercie posiadają umowy bez żadnego zobowiązania. To najczęściej firmy, które na rynku są od wielu lat i cały czas rozwijają swoje rozwiązania. Ważne są też zasady przedłużania umowy, dostęp do danych historycznych oraz koszty integracji. Najtańsza oferta nie zawsze oznacza najniższy koszt całkowity. Jeżeli dane dostarczane przez platformę są niepełne bądź błędne, a pomoc techniczna reaguje zbyt wolno, początkowa oszczędność szybko znika.
ROI floty należy oceniać na podstawie mierzalnych efektów. Przed wdrożeniem warto zapisać miesięczne wydatki na paliwo, liczbę przejechanych kilometrów, czas pracy na biegu jałowym, koszty szkód, liczbę opóźnień i czas przygotowywania raportów.
Po kilku miesiącach można porównać wyniki. Zwrot z inwestycji może wynikać z ograniczenia spalania, skrócenia tras, redukcji prywatnych przejazdów, lepszego planowania serwisów, szybszego fakturowania i mniejszej liczby czynności administracyjnych. Bez określonych celów nawet rozbudowany system nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.
Najlepiej przesłać kilku firmom ten sam zestaw pytań, aby porównać funkcje, koszty, warunki umowy i wsparcie. Podczas testów trzeba ocenić dokładność danych, działanie raportów i alertów, szybkość mapy, aplikację mobilną oraz kontakt z pomocą techniczną. Warto również zapytać o przechowywanie danych, kopie zapasowe, uprawnienia użytkowników, bezpieczeństwo i możliwość rozwoju systemu o kolejne moduły.
Najczęstszy błąd to wybór wyłącznie na podstawie ceny. Problemem może być także zakup zbyt rozbudowanego systemu, pominięcie opinii przyszłych użytkowników, brak pilotażu i niejasne zasady zakończenia umowy.
Samo wdrożenie GPS nie wystarczy - firma musi określić, kto analizuje dane, jak często powstają raporty i jakie działania są podejmowane po wykryciu odchyleń. Dopiero wtedy system staje się realnym narzędziem zarządzania, a nie tylko podglądem samochodów na mapie.
Dobry wybór zaczyna się od procesów firmy, a nie od specyfikacji terminala. Odpowiednio dopasowany system ułatwia codzienną kontrolę, ogranicza koszty i dostarcza danych potrzebnych do podejmowania lepszych decyzji. Największą wartość osiąga jednak dopiero wtedy, gdy informacje są regularnie analizowane i przekładane na konkretne działania.
Marcin od ponad 15 lat jest związany zawodowo z branżą telematyki i technologii wspierających transport. Doświadczenie zdobywał zarówno po stronie firm rozwijających oprogramowanie, jak i producentów urządzeń wykorzystywanych w telematyce, dzięki czemu łączy praktyczną znajomość realiów branży transportowej z wiedzą technologiczną. Jako specjalista w tej dziedzinie potrafi szybko znaleźć potrzebne rozwiązanie i dopasować je do konkretnych potrzeb klienta.
Na blogu dzieli się doświadczeniem, analizuje zmiany zachodzące w branży i pokazuje, jak technologia może wspierać rozwój nowoczesnych firm transportowych.
Prywatnie najchętniej spędza czas na rowerze lub z wędką w ręku.
Wybór rozwiązania do kontroli pojazdów nie powinien sprowadzać się do porównania ceny terminala i abonamentu. Dobry system monitoringu GPS pomaga ograniczać koszty, lepiej wykorzystywać samochody i szybciej reagować na problemy.
Czytaj więcej
Sprawdź, czy nowe przepisy nakładają na Ciebie obowiązek posiadania tachografu
Czytaj więcej
Co to jest telematyka i jak wpływa na codzienne funkcjonowanie firm w branży TSL? Podpowiadamy!
Czytaj więcejSprawdź jak nasze rozwiązania mogą wspierać rozwój Twojego biznesu.