Kontrola ITD i PIP w firmie transportowej - jak się przygotować?

Rok 2026 przyniósł przewoźnikom dwie zmiany, które warto trzymać osobno, choć w praktyce kontroli często się przenikają. Od 1 lipca objęcie tachografem busów o DMC powyżej 2,5 tony w przewozach międzynarodowych i kabotażu rozszerzyło zakres kontroli ITD na firmy, które wcześniej w ogóle nie musiały montować tachografu i rejestrować czasu pracy kierowców. Od 8 lipca weszła w życie nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473), która nie tylko dała inspektorom nowe narzędzia do kontroli czy umowy zlecenia i kontrakty B2B nie wypełniają w rzeczywistości znamion stosunku pracy, ale też podniosła wysokość kar za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Dwie różne podstawy prawne, dwa różne organy - ale ten sam punkt styku: dokumentacja firmy i dane z tachografu.

Przewoźnicy mają świadomość, że ITD i PIP to dwie różne kontrole, ale nie zawsze wiedzą, co dokładnie sprawdza każda z nich. ITD i PIP pytają o co innego, mają inne uprawnienia i inaczej liczą kary - a rozbieżność między tym, co pokazuje tachograf, a tym, co wynika z ewidencji i listy płac, to dziś jeden z najczęstszych powodów, dla których kontrola się przedłuża.

Zakres kontroli ITD vs PIP - co sprawdza każda z instytucji?

Kontrola przeprowadzana przez Inspekcję Transportu Drogowego obejmuje weryfikację prawidłowości wykonywania przewozu drogowego. W jej ramach sprawdzane jest w szczególności, czy przedsiębiorca, kierowca oraz pojazd posiadają wymagane uprawnienia i dokumenty niezbędne do wykonywania danego rodzaju przewozu. Kontroli podlega również przestrzeganie przepisów dotyczących czasu prowadzenia pojazdu, przerw i okresów odpoczynku kierowców, a także prawidłowość i kompletność dokumentacji związanej z realizowanym przewozem. Weryfikacji podlegają również dane dotyczące samego przewozu, w tym ich zgodność z dokumentami przewozowymi.

Przedmiotem kontroli PIP jest z kolei zatrudnienie:

• czy forma umowy odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy,
• czy ewidencja czasu pracy i wynagrodzenie są prawidłowe,
• czy przestrzegane są normy czasu pracy pracownika - które są szersze niż same limity jazdy z rozporządzenia 561/2006, bo obejmują też dyżury, inną pracę (załadunek, rozładunek, czynności administracyjne) i pracę w porze nocnej.

Istotna różnica praktyczna: ITD traktuje dane z tachografu jako główne źródło dowodowe, PIP - jako jedno z kilku. Inspektor pracy może zestawić tachograf z dokumentacją przewozową, ewidencją czasu pracy i listą płac jednocześnie, bo interesuje go, czy kierowca dostał wynagrodzenie zgodne z rzeczywiście przepracowanym czasem - nie tylko czy nie przekroczył limitu jazdy. Warto zapamiętać prostą zasadę: ten sam dzień pracy kierowcy może zostać oceniony przez obie instytucje według zupełnie innych kryteriów.

Warto dodać, że dane z tachografu, choć obowiązkowe, same w sobie nie są kompletną ewidencją czasu pracy. To źródło danych, które trzeba uzupełnić o czynności nierejestrowane automatycznie. Warto też odróżnić dwa terminy, które łatwo pomylić: 28 i 90 dni to maksymalne okresy na pobranie danych odpowiednio z karty kierowcy i z pamięci tachografu, a nie okres, którego może dotyczyć kontrola. Skoro dane źródłowe trzeba przechowywać co najmniej 12 miesięcy, w praktyce równie długi okres może zostać objęty weryfikacją w siedzibie firmy - a PIP, badając prawidłowość wynagrodzenia, sięga nawet do 3 lat wstecz, bo tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.

Jakie dokumenty przygotować na kontrolę?

Na potrzeby kontroli ITD przedsiębiorca powinien przygotować dokumenty i dane związane z wykonywaniem przewozów drogowych. W szczególności należy posiadać wypis z licencji wspólnotowej lub zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, dokumentację przewozową, w tym listy przewozowe CMR oraz zlecenia transportowe, a także dane z kart kierowców i tachografów, wykresówki oraz wszelkie zapisy dotyczące stwierdzonych przekroczeń i naruszeń. W przypadku stwierdzenia naruszeń należy również przygotować wydruki z tachografu oraz stosowne opisy zamieszczone na wykresówkach.

Kontroli mogą podlegać również zaświadczenia dotyczące okresów nieprowadzenia pojazdu, o których mowa w art. 31 ustawy o czasie pracy kierowców, a także dokumenty potwierdzające prawidłową kalibrację i legalizację tachografu.

Zakres dokumentów i danych podlegających kontroli zależy od miejsca jej przeprowadzenia. Podczas kontroli drogowej kierowca jest zobowiązany do okazania danych obejmujących bieżący dzień oraz poprzednie 56 dni. Natomiast w przypadku kontroli przeprowadzanej w siedzibie przedsiębiorstwa inspektor może zweryfikować dokumentację i dane z szerszego okresu, obejmującego czas, przez jaki przedsiębiorca jest zobowiązany do ich przechowywania.

Na kontrolę PIP potrzebny jest inny zestaw:

1. umowy o pracę lub umowy cywilnoprawne wraz z rzeczywistym modelem współpracy (kto przydziela trasy, czy kierowca może odmówić zlecenia, czyim pojazdem jeździ),
2. akta osobowe,
3. regulamin pracy i wynagradzania,
4. ewidencję czasu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy (nie tylko wydruk z tachografu),
5. listy płac z rozbiciem na składniki zależne od czasu pracy,
6. harmonogramy czy grafiki, jeśli firma je stosuje,
7. dokumentację delegowania kierowców.

Przyda się też oświadczenie kierowcy o ewentualnym zatrudnieniu u innego podmiotu - inspektor może chcieć sprawdzić, czy łączny czas pracy z obu źródeł nie przekracza dopuszczalnych norm.

W praktyce oba zestawy się zazębiają - dane z tachografu i karty kierowcy trafiają do obu kontroli, tylko z innym pytaniem w tle: ITD sprawdza zgodność z limitami jazdy, PIP - zgodność z wynagrodzeniem i ewidencją.

Jak w praktyce wygląda kontrola ITD w siedzibie firmy?

W toku kontroli inspektorzy weryfikują w pierwszej kolejności uprawnienia przedsiębiorstwa do wykonywania przewozów drogowych, w szczególności posiadanie odpowiedniej licencji lub zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Następnie sprawdzają, czy kierowcy posiadają wymagane uprawnienia do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy danego pojazdu, w tym aktualne badania lekarskie i psychologiczne oraz wymagane kwalifikacje zawodowe.

Zakres kontroli obejmuje również dokumentację związaną z realizowanymi przewozami. Rodzaj wymaganych dokumentów zależy od charakteru i rodzaju wykonywanego transportu. Inspektorzy mogą zatem weryfikować m.in. dokumenty przewozowe, zlecenia transportowe, dokumenty wymagane przy przewozach międzynarodowych, kabotażowych czy przewozach określonych rodzajów ładunków, a także dokumentację potwierdzającą spełnienie szczególnych wymogów związanych z danym rodzajem przewozu.

Kolejnym etapem jest analiza zapisów dotyczących czasu prowadzenia pojazdu, przerw i okresów odpoczynku. Inspektorzy weryfikują w tym zakresie dane zapisane na kartach kierowców i w tachografach, wykresówki, a także - w przypadkach, w których jest to wymagane - dokumenty potwierdzające okresy nieprowadzenia pojazdu. Sprawdzana jest również ciągłość zapisów oraz ewentualne naruszenia przepisów dotyczących czasu jazdy i odpoczynku.

Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół. Jeśli stwierdzono naruszenia, wszczynane jest postępowanie administracyjne, w toku którego przedsiębiorca ma prawo przedstawić dowody mogące uchylić jego odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia - inspektor jest zobowiązany uwzględnić te wyjaśnienia i na tej podstawie wydaje decyzję administracyjną o nałożeniu kary pieniężnej. Od decyzji przedsiębiorca może się odwołać do Głównego Inspektora Transportu Drogowego.

Najczęstsze uchybienia wykrywane podczas kontroli

W przypadku kontroli ITD najczęściej powtarzają się nieprawidłowości związane z dokumentowaniem przebiegu przewozu oraz przestrzeganiem przepisów dotyczących czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynku. Do typowych uchybień należą rozbieżności pomiędzy zapisami ręcznymi kierowcy a danymi zarejestrowanymi przez tachograf, szczególnie w sytuacji zmiany pojazdu w trakcie dnia, przekroczenia dopuszczalnego czasu jazdy bez wymaganej przerwy, braki w dokumentacji dotyczącej okresów nieprowadzenia pojazdu, a także nieprawidłowości związane z wykonywaniem przewozów kabotażowych lub międzynarodowych, w tym brak wymaganych zgłoszeń dotyczących delegowania kierowców.

W przypadku kontroli PIP zakres weryfikacji jest szerszy i obejmuje nie tylko czas prowadzenia pojazdu, ale cały czas pracy kierowcy oraz sposób jego rozliczania. Jednym z istotnych obszarów kontroli jest prawidłowość podstawy zatrudnienia, a także sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy. Nie powinna ona ograniczać się wyłącznie do danych wynikających z tachografu, ponieważ czas pracy kierowcy obejmuje również inne aktywności, takie jak dyżury, praca w porze nocnej, praca w godzinach nadliczbowych czy czynności niezwiązane bezpośrednio z prowadzeniem pojazdu.

B2B i zlecenie - nowe ryzyko przy kontroli PIP w 2026 roku

Nowelizacja z lipca 2026 r. nie oznacza, że każda umowa cywilnoprawna czy kontrakt B2B w firmie transportowej jest z automatu nieprawidłowy. Kluczowe znaczenie ma rzeczywisty sposób wykonywania pracy, a nie sama nazwa umowy - zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy. Inspektor może więc analizować m.in. kto organizuje pracę kierowcy i ustala trasy, czy kierowca może odmówić zlecenia, czy wykonuje przewozy osobiście, czy występuje podporządkowanie oraz kto ponosi ryzyko gospodarcze związane z usługą.

Jeżeli inspektor stwierdzi cechy stosunku pracy, może najpierw wydać polecenie usunięcia nieprawidłowości, a gdy to nie poskutkuje - okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy, od której przysługuje odwołanie do sądu pracy. Ustawa przewiduje jednak mechanizm przejściowy: firma, która do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie przekształci nieprawidłowo ukształtowaną umowę cywilnoprawną w umowę o pracę, może uniknąć mandatu za samo wcześniejsze stosowanie takiej umowy.

Jak przygotować firmę do kontroli? Audyt krok po kroku

Najskuteczniejszym sposobem ograniczenia ryzyka jest przejście przez dokumentację firmy, zanim zrobi to kontroler, najlepiej w stałej, powtarzalnej kolejności. Po pierwsze, sprawdzenie kompletności danych: czy wszystkie tachografy i karty kierowców są pobierane w terminie, czy nie ma luk w plikach DDD i czy kierowcy wykonują prawidłowe wpisy manualne. Po drugie, analiza samych naruszeń - nie tylko tego, że wystąpiły, ale dlaczego, i czy powtarzają się u konkretnego kierowcy, pojazdu, oddziału lub dyspozytora, co zwykle wskazuje na problem organizacyjny, a nie jednostkowy błąd.

Po trzecie, porównanie tachografu z GPS i dokumentacją przewozową, zwłaszcza w miejscach załadunku i rozładunku - to jeden z elementów, w których telematyka realnie wspiera kontrolę wewnętrzną, choć GPS nie zastępuje tachografu ani ewidencji, a jedynie pomaga zweryfikować spójność danych. Po czwarte, weryfikacja ewidencji czasu pracy pod kątem dyżurów, pracy nocnej, nadgodzin i nieobecności. Po piąte - etap często pomijany w audytach - zestawienie tej ewidencji z listą płac, żeby sprawdzić, czy każdy składnik zależny od czasu pracy został prawidłowo naliczony. Po szóste, w 2026 r. szczególnej uwagi wymaga weryfikacja umów cywilnoprawnych i B2B pod kątem tego, czy praktyka współpracy faktycznie odpowiada ich zapisom.

Ciągły, zdalny odczyt plików DDD z tachografu pozwala wychwycić niezgodność między wpisami ręcznymi a rejestracją urządzenia na bieżąco, zamiast dopiero podczas kontroli - co ma znaczenie zarówno dla ITD (limity jazdy), jak i dla PIP (rzetelność ewidencji, na której opiera się wynagrodzenie), a przy okazji chroni przed przeoczeniem ustawowych terminów pobierania danych. Podobnie monitoring GPS pojazdu ułatwia odtworzenie faktycznego przebiegu trasy i czasu pracy w sytuacjach, w których same dane z tachografu wymagają uzupełnienia.

Dlaczego warto prowadzić rejestr naruszeń?

Jednorazowe sprawdzenie dokumentacji przed zapowiedzianą kontrolą rzadko rozwiązuje problem systemowo. Warto zamiast tego prowadzić bieżący rejestr naruszeń, obejmujący datę zdarzenia, kierowcę i pojazd, rodzaj naruszenia, jego przyczynę, osobę odpowiedzialną za wyjaśnienie sprawy, podjęte działania naprawcze oraz informację o zamknięciu sprawy. Taki rejestr pozwala przejść od reagowania na pojedyncze zdarzenia do zarządzania ryzykiem. Jeśli ten sam błąd powtarza się miesiącami, problemem zwykle nie jest już konkretny kierowca, tylko proces organizacyjny, który warto poprawić raz, a nie tłumaczyć się z niego przy każdej kolejnej kontroli.

Kary ITD i PIP - realne widełki po nowelizacji

Suma kar ITD nałożonych podczas jednej kontroli drogowej nie może przekroczyć: 2000 zł dla kierowcy, 12 000 zł dla przewoźnika i 3000 zł dla zarządzającego transportem (art. 92a ustawy o transporcie drogowym). Przy kontroli w siedzibie firmy limit zależy od wielkości floty i sięga od 15 000 do 30 000 zł. Wysokość kary za konkretne naruszenie wynika z taryfikatora w załącznikach do ustawy - np. brak wymaganego tachografu to 10 000 zł dla przewoźnika i 2000 zł dla zarządzającego transportem.

Po stronie PIP wysokość sankcji zmieniła się wraz z nowelizacją obowiązującą od 8 lipca 2026 r. - to pierwsza taka podwyżka od blisko dwudziestu lat. Mandat nakładany bezpośrednio przez inspektora pracy w postępowaniu mandatowym wzrósł z dotychczasowych 2000 zł do 5000 zł, a przy recydywie - ukaraniu co najmniej dwukrotnie w ciągu dwóch lat za wykroczenie przeciwko prawom pracownika - do 10 000 zł. Jeśli pracodawca odmówi przyjęcia mandatu, sprawa trafia do sądu, gdzie grzywna za wykroczenia z art. 281-283 Kodeksu pracy wynosi obecnie od 2000 do 60 000 zł, a w określonych przypadkach recydywy górna granica sięga 90 000 zł. Do tego doszła nowa sankcja pozafinansowa: jeśli pracodawca nie usunie nieprawidłowości wskazanych przez inspektora, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy - niezależnie od treści zawartej umowy.

Protokół kontroli

Warto dokładnie przeanalizować treść protokołu, stwierdzone naruszenia i złożone wyjaśnienia oraz terminy na wykonanie ewentualnych zaleceń. Protokół warto też potraktować jako materiał do dalszego, własnego audytu - jeśli inspektor wykrył konkretny problem u jednego kierowcy, dobrze sprawdzić, czy podobna nieprawidłowość nie występuje również u pozostałych, zanim zrobi to kolejna kontrola.

Patrycja Buniowska

Zanim trafiła do web-sat, pracowała po drugiej stronie kontroli.

To doświadczenie w państwowych służbach kontrolnych robi tutaj całą różnicę. Patrycja nie tylko zna przepisy dotyczące czasu pracy kierowców, ale rozumie dokładnie, czego szukają inspektorzy i gdzie najczęściej pojawiają się luki w dokumentacji przewoźników. Z wykształcenia prawnik (Uniwersytet Rzeszowski) z podyplomowym przygotowaniem z zarządzania BHP (Politechnika Rzeszowska), w praktyce tłumacz między światem regulacji a codziennością firm transportowych.

W web-sat wspiera przewoźników w rozliczaniu czasu pracy, interpretacji przepisów i kompletowaniu dokumentacji przed kontrolą. Na blogu rozkłada złożone regulacje na części pierwsze tak, żeby były zrozumiałe dla kogoś, kto prowadzi firmę, a nie kancelarię.

Po godzinach: trasy biegowe, powieści historyczne i dobry rock. Trzy rzeczy, które nie mają ze sobą nic wspólnego i właśnie o to chodzi.