Kto musi mieć tachograf?

Kogo dotyczą przepisy o tachografach?

Zakres stosowania przepisów dotyczących czasu pracy kierowców oraz obowiązku stosowania tachografów określa art. 2 rozporządzenia (WE) nr 561/2006. Przepisy te obejmują przede wszystkim: pojazdy lub zespoły pojazdów wykorzystywane do przewozu rzeczy, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 tony oraz pojazdy przeznaczone do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

O obowiązku stosowania tachografu decydują parametry pojazdu oraz przeznaczenie pojazdu do przewozu rzeczy lub osób. Przepisy obejmują zarówno transport krajowy, jak i międzynarodowy, chyba że dany przewóz korzysta z jednego z wyłączeń przewidzianych w rozporządzeniu (WE) nr 561/2006.

Tachograf w pojazdach powyżej 3,5 tony

Pojazdy lub zespoły pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, wykorzystywane do przewozu rzeczy, co do zasady podlegają obowiązkowi stosowania tachografu. Dotyczy to między innymi samochodów ciężarowych, ciągników siodłowych z naczepami, samochodów dostawczych z przyczepą i innych zespołów pojazdów, których łączna DMC przekracza 3,5 tony.

Obowiązek ten może dotyczyć zarówno przewozów wykonywanych zarobkowo, jak i na potrzeby własne przedsiębiorstwa. Wyłączenia od obowiązku stosowania tachografu wynikają wyłącznie z przepisów rozporządzenia 561/2006 oraz przepisów krajowych.

Tachograf w przewozie osób

Tachograf jest wymagany w pojazdach przeznaczonych do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Obowiązek ten obejmuje m.in.: autobusy liniowe, autokary turystyczne, przewozy pracownicze, przewozy okazjonalne czy przewozy międzynarodowe osób.

W przypadku regularnych przewozów osób, których trasa nie przekracza 50 km, mogą mieć zastosowanie szczególne wyłączenia dotyczące stosowania rozporządzenia 561/2006. Każdy przypadek należy jednak analizować indywidualnie, ponieważ samo wykonywanie przewozów lokalnych nie zwalnia automatycznie z obowiązku stosowania tachografu.

Tachograf w busach od 2,5 do 3,5 tony

W 2026 r, a konkretnie od 1 lipca  obowiązek stosowania tachografu obejmie również część lekkich pojazdów użytkowych o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 tony.
Zgodnie z art. 2 ust. 1 lit. aa rozporządzenia (WE) nr 561/2006 przepisy będą dotyczyły pojazdów wykonujących:

• międzynarodowy transport drogowy rzeczy, 
• przewozy kabotażowe.

W praktyce oznacza to, że obowiązek stosowania tachografu nie obejmie wszystkich busów o DMC od 2,5 do 3,5 tony, lecz wyłącznie te pojazdy, które wykonują operacje transportowe objęte zakresem wskazanym w przepisach. Pojazdy objęte tym obowiązkiem będą musiały zostać wyposażone w inteligentny tachograf II generacji (G2V2).

Kiedy nie trzeba mieć tachografu?

Nie każdy pojazd wykorzystywany do przewozu rzeczy lub osób podlega obowiązkowi stosowania tachografu. Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 przewiduje katalog wyłączeń, które zostały określone przede wszystkim w art. 3 oraz art. 13. Część wyłączeń obowiązuje we wszystkich państwach Unii Europejskiej, a część może być stosowana przez państwa członkowskie w ramach przepisów krajowych.

Do najczęściej spotykanych wyłączeń należą:

• pojazdy o dopuszczalnej prędkości maksymalnej nieprzekraczającej 40 km/h, 
• pojazdy używane przez wojsko, obronę cywilną, straż pożarną, Policję i inne służby publiczne, 
• pojazdy wykorzystywane podczas akcji ratowniczych oraz do niehandlowego przewozu pomocy humanitarnej, 
• specjalistyczne pojazdy medyczne, 
• specjalistyczne pojazdy pomocy drogowej działające w promieniu do 100 km od bazy, 
• pojazdy poddawane próbom drogowym, testom technicznym lub naprawom, 
• pojazdy lub zespoły pojazdów o DMC nieprzekraczającej 7,5 tony wykorzystywane do niehandlowego przewozu rzeczy, 
• pojazdy wykorzystywane przez rzemieślników do przewozu własnych materiałów, sprzętu lub narzędzi, pod warunkiem że: 
  • DMC pojazdu nie przekracza 7,5 tony, 
  • przewóz odbywa się w promieniu do 100 km od bazy, 
  • prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia kierowcy, 
  • transport nie ma charakteru zarobkowego.
• ciągniki rolnicze i leśne wykorzystywane w promieniu do 100 km od bazy, 
• pojazdy używane do nauki jazdy i egzaminów, 
• pojazdy zabytkowe wykorzystywane do niehandlowych przewozów, 
• pojazdy wykorzystywane wyłącznie na terenach zamkniętych, np. w portach, terminalach lub centrach logistycznych.

Wyłączenia obejmują również niektóre przewozy wykonywane przez gospodarstwa rolne, w usługach komunalnych, przy odbiorze mleka, przy przewozie żywych zwierząt w określonym promieniu od gospodarstwa, przy dostawach betonu towarowego oraz przewozie maszyn budowlanych w określonych warunkach. 

Obowiązki kierowcy zawodowego i przedsiębiorcy

Obowiązek stosowania tachografu nie ogranicza się wyłącznie do montażu urządzenia w pojeździe. Kierowca ma obowiązek m.in. prawidłowo rejestrować swoją aktywność, korzystać z ważnej karty kierowcy, przestrzegać norm czasu jazdy , przerw i odpoczynków oraz wykonywać wpisy manualne, gdy wymagają tego przepisy.

Przedsiębiorca transportowy odpowiada natomiast m.in. za: terminowe pobieranie danych z kart kierowców i tachografów, archiwizację danych, terminową kalibrację tachografu i prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców.

Kary za brak tachografu

Brak tachografu w pojeździe objętym obowiązkiem lub nieprawidłowe korzystanie z urządzenia może skutkować wysokimi karami administracyjnymi. Najpoważniejsze naruszenia dotyczą m.in.:

• braku tachografu,
• manipulacji urządzeniem,
• używania cudzej karty kierowcy,
• jazdy bez karty kierowcy,
• niepobierania danych,
• braku wymaganej kalibracji.

Kontrole w tym zakresie prowadzą przede wszystkim Inspekcja Transportu Drogowego oraz Policja.

Tachograf w transporcie międzynarodowym

Transport międzynarodowy wymaga szczególnej uwagi w kontekście tachografu, ponieważ obowiązują w nim najbardziej restrykcyjne regulacje. Pakiet Mobilności wprowadził harmonogram wymiany urządzeń, którego przestrzeganie jest kontrolowane zarówno przez krajowe inspekcje (w Polsce ITD), jak i służby kontrolne w innych państwach UE. Pojazdy wykonujące transport międzynarodowy musiały być wyposażone w nowoczesne tachografy zgodnie z poniższym harmonogramem:

• do 31 grudnia 2024 r. - obowiązkowa wymiana tachografów analogowych i cyfrowych pierwszej generacji na G2V2,
• do 18 sierpnia 2025 r. - wymiana inteligentnych tachografów I generacji (smart tachograph 1) na G2V2,
• od 1 lipca 2026 r. - obowiązek wyposażenia w G2V2 lekkich pojazdów użytkowych o DMC 2,5–3,5 tony wykonujących transport międzynarodowy.

Inteligentny tachograf II generacji rejestruje znacznie szerszy zakres danych niż jego poprzednicy, m.in. miejsca przekraczania granic państw, miejsca załadunku i rozładunku oraz operacje kabotażowe. Pozwala to organom kontrolnym precyzyjnie weryfikować zgodność przewozów z przepisami dotyczącymi delegowania kierowców, kabotażu czy zasady regularnego powrotu pojazdu i kierowcy do bazy.

Czy tachograf jest wymagany w kraju?

Wbrew rozpowszechnionemu przekonaniu, granica między transportem krajowym a międzynarodowym nie zwalnia automatycznie z obowiązku stosowania tachografu. W transporcie krajowym tachograf jest wymagany w pojazdach o DMC powyżej 3,5 tony oraz w autobusach przeznaczonych do przewozu więcej niż 9 osób. Podstawą prawną jest tu zarówno rozporządzenie 561/2006, jak i polska ustawa o czasie pracy kierowców z 16 kwietnia 2004 r.

Pewne ułatwienia mogą dotyczyć tylko bardzo wąsko zdefiniowanych grup pojazdów - np. ciężarówek wykonujących przewozy w promieniu do 100 km od bazy, w określonych branżach rolniczych lub leśnych, lub pojazdów używanych w sytuacjach nadzwyczajnych. We wszystkich pozostałych przypadkach przewoźnik krajowy podlega tym samym wymogom dotyczącym tachografu, czasu pracy kierowcy oraz dokumentacji, co przewoźnik międzynarodowy.

Co istotne, kontrola tachografów na drogach krajowych jest jednym z głównych obszarów działania Inspekcji Transportu Drogowego (ITD). Funkcjonariusze ITD oraz Policji mają prawo zatrzymać pojazd w trakcie codziennego ruchu drogowego, zażądać karty kierowcy, pobrać dane z tachografu oraz porównać je z dokumentacją przewozową.

Terminy wymiany tachografów

W ramach Pakietu Mobilności wprowadzono harmonogram obowiązkowej wymiany starszych tachografów na inteligentne tachografy II generacji w transporcie międzynarodowym.

Aktualne (w 2026) kluczowe terminy to:

• 21 sierpnia 2023 r. - obowiązek montażu G2V2 we wszystkich nowo rejestrowanych pojazdach objętych przepisami,
• 31 grudnia 2024 r. - wymiana tachografów analogowych i cyfrowych pierwszej generacji w pojazdach używanych w transporcie międzynarodowym,
• 18 sierpnia 2025 r. - wymiana inteligentnych tachografów I generacji (smart tachograph 1) w pojazdach wykonujących transport międzynarodowy,
• 1 lipca 2026 r. - objęcie obowiązkiem montażu G2V2 lekkich pojazdów użytkowych o DMC 2,5–3,5 tony w transporcie międzynarodowym.

Pojazdy wykonujące wyłącznie transport krajowy mogą nadal korzystać z dotychczasowych tachografów, ale w praktyce większość przewoźników decyduje się na ujednolicenie floty - zwłaszcza tych, którzy okazjonalnie wykonują również zlecenia międzynarodowe lub kabotażowe. Niezachowanie terminów wymiany w transporcie międzynarodowym oznacza ryzyko wysokich kar przy każdej kontroli granicznej lub drogowej.

Jak sprawdzić, czy firma musi mieć tachograf?

Najprostszym sposobem ustalenia, czy konkretna firma transportowa podlega obowiązkowi stosowania tachografu, jest analiza kilku kluczowych pytań:

• Jaką dopuszczalną masę całkowitą (DMC) ma pojazd lub zespół pojazdów wykorzystywany w działalności? Czy przekracza 3,5 tony?
• Czy pojazd wykonuje transport międzynarodowy (w tym kabotaż)? Jeśli tak, czy DMC mieści się w przedziale 2,5–3,5 tony?
• Czy w działalności wykonywany jest transport zarobkowy (przewóz na zlecenie, za wynagrodzeniem), czy wyłącznie na potrzeby własne?
• Czy autobus lub bus przewozi więcej niż 9 osób (łącznie z kierowcą)?
• Czy działalność mieści się w jednym z wyłączeń wymienionych w art. 3 lub 13 rozporządzenia 561/2006?

W przypadkach granicznych warto skonsultować się z doradcą ds. transportu lub prawnikiem specjalizującym się w prawie przewozowym. Pomocne jest również skontaktowanie się z lokalnym oddziałem ITD lub kierowanie zapytań do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego.

Branża transportowa należy do najbardziej dynamicznie regulowanych sektorów gospodarki. Tylko w ostatnich latach wprowadzono kilkanaście istotnych zmian dotyczących tachografów, kart kierowcy, czasu pracy oraz wymogów technicznych pojazdów. Najważniejsze elementy aktualnego stanu prawnego to:

• rozporządzenie (WE) nr 561/2006 - normy czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków,
• rozporządzenie (UE) nr 165/2014 - techniczne wymagania dotyczące tachografów,
• rozporządzenia wdrażające Pakiet Mobilności (2020/1054, 2020/1055, 2020/1057),
• rozporządzenie wykonawcze 2016/799 (zaktualizowane) - wymogi techniczne tachografu G2V2,
• polska ustawa o czasie pracy kierowców z 16 kwietnia 2004 r. ze zmianami,
• polska ustawa o transporcie drogowym z 6 września 2001 r. ze zmianami.

Podsumowanie

Obowiązek posiadania tachografu dotyczy szerokiej grupy przewoźników - od dużych firm transportowych operujących w transporcie międzynarodowym, przez przewoźników autobusowych, aż po małe firmy wykonujące przewozy busami. W ostatnich latach Pakiet Mobilności znacząco rozszerzył zakres tego obowiązku, obejmując nim również lekkie pojazdy użytkowe o DMC 2,5–3,5 tony w transporcie międzynarodowym.

Przewoźnicy, którzy chcą uniknąć kar, problemów z licencją i przestojów operacyjnych, powinni systematycznie monitorować zmiany w przepisach, terminowo wymieniać tachografy, regularnie pobierać i archiwizować dane oraz dbać o aktualną kalibrację urządzeń. Świadomość obowiązków, znajomość wyjątków i odpowiednie wsparcie technologiczne (platforma telematyczna oferująca zdalny odczyt plików DDD, integrację z programami do rozliczania czasu pracy kierowców) to dzisiaj fundament profesjonalnego zarządzania flotą.

W razie wątpliwości, czy konkretna firma musi posiadać tachograf, zawsze warto skorzystać z konsultacji eksperckich lub profesjonalnego wsparcia. Dowiedz się więcej o usłudze web-tacho.

Bibligrafia

1. Michał Dynerowicz, Adam Hrycak, Adam Janus, Kapica Aldona, Karol Lankamer, Ewa Matejczyk, Paweł Miklis, Łukasz Prasołek, Zaświadczenie o działalności kierowcy - jak je stosować w praktyce, żeby nie mieć problemów z ITD, Wydawnictwo Wiedza i Praktyka, 2020
2. Mariusz Sztal, ‎Krzysztof Wójcik, Kwalifikacja wstępna CD: Podręcznik Kierowcy Zawodowego, Grupa IMAGE sp. z o.o.
3. Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 dotyczące czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków kierowców,
4. Rozporządzenie (UE) nr 165/2014 dotyczące tachografów stosowanych w transporcie drogowym.
5. Rozporządzenie (WE) nr 561/2006, art. 3 oraz art. 13, katalog wyłączeń,

FAQ

Czy bus o DMC 3,5 tony, używany wyłącznie w Polsce, musi mieć tachograf?

Co do zasady nie - pojazd o DMC do 3,5 tony w transporcie krajowym nie jest objęty obowiązkiem. Wyjątkiem są niektóre rodzaje przewozów specjalistycznych (zwierzęta żywe, ADR, odpady), które mogą wymagać dodatkowych dokumentów i ewidencji.

Czy autobus szkolny musi mieć tachograf?

Jeśli przewozi więcej niż 9 osób (z kierowcą) - tak. Niektóre okazjonalne przewozy szkolne na krótkich dystansach mogą podlegać uproszczonej ewidencji, ale samo urządzenie zwykle pozostaje wymagane.

Czy ciężarówka o DMC 7,5 tony używana sezonowo wymaga tachografu?

Tak. Sezonowość użytkowania nie zwalnia z obowiązku – decyduje DMC i charakter przewozów. Pomiędzy okresami użytkowania pojazd musi nadal mieć ważną kalibrację i legalizację.

Czy kierowca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest traktowany jak kierowca zawodowy?

Tak, jeśli wykonuje przewozy zarobkowe pojazdami objętymi obowiązkiem stosowania tachografu. Zasady czasu pracy obowiązują zarówno pracowników, jak i samozatrudnionych, zgodnie z rozporządzeniem 561/2006.

Czy tachograf G2V2 trzeba montować już teraz, jeśli pojazd wykonuje wyłącznie transport krajowy?

Nie ma takiego obowiązku – ale warto rozważyć tę inwestycję, zwłaszcza jeśli planujesz w przyszłości jakiekolwiek operacje międzynarodowe. Wymiana w jednym kroku jest tańsza niż dwukrotna modernizacja w krótkim odstępie czasu.

Co zrobić, jeśli nie jestem pewien, czy mój pojazd podlega obowiązkowi?

Najbezpieczniej jest skonsultować się z doradcą transportowym, prawnikiem specjalizującym się w prawie przewozowym lub bezpośrednio z lokalnym oddziałem ITD. Błędne zakwalifikowanie przewozu może skutkować poważnymi karami administracyjnymi przy pierwszej kontroli.

Michał Małkowski

Współpracownicy mówią na niego "Pan Tabelka" i traktuje to jako komplement.

Z wykształcenia inżynier z dyplomem MBA Industry 4.0 Politechniki Śląskiej, z zawodu człowiek od transportu, który nie uznaje zarządzania bez liczb. Przez ponad 15 lat budował wiedzę operacyjną w branży transportowej - najpierw w dużej korporacji, gdzie przeprowadził transformację całego modelu zarządzania: z papierowej dokumentacji do środowiska opartego na automatyzacji i narzędziach analitycznych. 

W web-sat odpowiada za projekty z obszaru telematyki, analizy danych i optymalizacji kosztów transportu. Na blogu rozkłada na czynniki pierwsze to, co w branży wciąż robi się "na czuja" i pokazuje, jak zastąpić intuicję mierzalnymi wskaźnikami.

Po godzinach zamienia garnitur na kombinezon rajdowy. Zadeklarowany Petrolhead, który w teamach F1 i WRC widzi idealne połączenie strategii, precyzji i decyzji podejmowanych w ułamkach sekund na podstawie danych. Dokładnie tak samo jak w transporcie.