Monitoring GPS a RODO - co pracodawca może, a czego nie powinien robić?

Czy monitoring GPS pracowników jest legalny?

Tak, monitoring GPS pojazdu służbowego jest legalny w Polsce, o ile spełnia warunki określone w Kodeksie pracy (przepisy o monitoringu wprowadzone wraz z wdrożeniem RODO w 2018 r.) oraz w samym RODO. Legalność nie oznacza jednak dowolności - pracodawca musi mieć jasno określony cel, właściwą podstawę prawną przetwarzania danych i odpowiednio poinformować pracowników, zanim system zacznie działać.

Kiedy pracodawca może monitorować pojazd służbowy?

Kodeks pracy dopuszcza monitoring, gdy jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia (w tym samego pojazdu i przewożonego ładunku), kontroli wykonywania obowiązków związanych z użytkowaniem pojazdu służbowego lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoring GPS pojazdu służbowego zwykle mieści się w tych przesłankach, pod warunkiem, że jego celem nie jest ogólna, nieuzasadniona inwigilacja pracownika.

Jakie dane zbiera monitoring GPS?

System monitoringu GPS zbiera przede wszystkim dane lokalizacyjne pojazdu w czasie, tj. trasę, prędkość, czas i miejsce postojów, ale w praktyce często też dane powiązane z konkretnym kierowcą: przypisanie kierowcy do pojazdu, styl jazdy, godziny rozpoczęcia i zakończenia trasy. To połączenie sprawia, że dane "o pojeździe" szybko stają się danymi osobowymi konkretnej osoby.

Dane lokalizacyjne a dane osobowe

Dane lokalizacyjne przypisane do konkretnego kierowcy, a nie zanonimizowane i przypisane wyłącznie do pojazdu, są danymi osobowymi w rozumieniu RODO, ponieważ pozwalają zidentyfikować osobę oraz jej zachowanie w czasie i przestrzeni. Oznacza to, że cały aparat ochrony danych osobowych (podstawa prawna, obowiązek informacyjny, prawa osób, zasady minimalizacji i retencji) ma zastosowanie tak samo, jak do każdych innych danych osobowych pracownika.

Obowiązek informacyjny wobec pracownika

RODO (art. 13) oraz Kodeks pracy nakładają na pracodawcę obowiązek informacyjny wobec pracowników objętych monitoringiem. Cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu GPS powinny zostać określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniu, a pracownicy powinni zostać o tym poinformowani nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem systemu. Nowo zatrudnianym pracownikom informację przekazuje się na piśmie, zanim zostaną dopuszczeni do pracy.

Monitoring GPS w godzinach pracy

W godzinach pracy monitorowanie lokalizacji pojazdu służbowego zwykle mieści się w uzasadnionym interesie administratora związanym z organizacją pracy, bezpieczeństwem i ochroną mienia, pod warunkiem, że zakres zbieranych danych jest proporcjonalny do celu. Jeśli celem jest rozliczenie tras, nie ma potrzeby np. rejestrowania lokalizacji z bardzo dużą częstotliwością "na wszelki wypadek".

Monitoring po godzinach pracy

Monitoring po godzinach pracy to jeden z najbardziej problematycznych obszarów monitoringu GPS pracowników. Jeśli pojazd służbowy nie jest wykorzystywany prywatnie poza godzinami pracy, dalsze monitorowanie w ograniczonym zakresie (np. w celu ochrony mienia przed kradzieżą) da się jeszcze uzasadnić. Jeśli jednak pracownik może korzystać z pojazdu prywatnie, ciągłe śledzenie lokalizacji bez możliwości jego ograniczenia staje się nadmierną ingerencją w prywatność, którą trudno obronić jako uzasadniony interes pracodawcy.

Pojazd służbowy do celów prywatnych

Jeżeli regulamin korzystania z pojazdów służbowych dopuszcza użytek prywatny, dobrą praktyką jest zapewnienie mechanizmu ograniczającego zbieranie danych lokalizacyjnych w tym czasie, np. tryb prywatny, który odnotowuje jedynie sam fakt jazdy, bez szczegółowej trasy, albo jasne, wcześniej zakomunikowane zasady dotyczące zakresu monitoringu w czasie prywatnym.

Zasada minimalizacji danych

RODO wymaga, aby zbierać wyłącznie te dane, które są niezbędne do realizacji zakładanego celu. W praktyce oznacza to dobór częstotliwości i zakresu danych GPS adekwatny do celu monitoringu. Inny zakres danych uzasadnia rozliczanie tras i kosztów, inny kontrolę bezpieczeństwa ładunku, a jeszcze inny analizę stylu jazdy. Zbieranie "wszystkiego, co się da" na zapas jest sprzeczne z tą zasadą.

Kto może mieć dostęp do danych GPS?

Dostęp do danych z monitoringu powinien być ograniczony do osób, które rzeczywiście potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków, np. dział floty, bezpośredni przełożony, dział kadr przy rozliczeniach delegacji. Dane nie powinny być dostępne "dla wszystkich" w firmie. Warto też prowadzić rejestr tego, kto i kiedy miał dostęp do konkretnych danych lokalizacyjnych.

Jak długo przechowywać dane z monitoringu?

RODO nie narzuca sztywnego okresu przechowywania danych z monitoringu GPS. To inna sytuacja niż w przypadku nagrań z monitoringu wizyjnego, dla którego Kodeks pracy wprost wskazuje domyślnie trzy miesiące. Pracodawca musi sam ustalić okres retencji danych, uzasadniony celem przetwarzania (np. czas potrzebny na rozliczenie tras czy okres przedawnienia ewentualnych roszczeń pracowniczych) i regularnie usuwać dane, które przestały być potrzebne.

Regulamin korzystania z pojazdów służbowych

Dobrze skonstruowany regulamin korzystania z pojazdów służbowych powinien:

• jasno określać cel i zakres monitoringu GPS,
• zasady korzystania z pojazdu do celów prywatnych (jeśli są dozwolone),
• okres przechowywania danych,
• krąg osób z dostępem do danych,
• sposób informowania pracowników o ewentualnych zmianach.

To dokument, do którego warto wracać przy każdej zmianie floty czy systemu monitoringu.

Najczęstsze błędy pracodawców

Do najczęstszych błędów należą:

• oparcie monitoringu na zgodzie pracownika (w relacji pracowniczej trudno mówić o w pełni dobrowolnej zgodzie ze względu na nierównowagę sił, dlatego RODO traktuje ją jako podstawę ryzykowną w tym kontekście),
• brak lub niepełny obowiązek informacyjny,
• ciągłe śledzenie lokalizacji także w czasie prywatnym bez możliwości jego wyłączenia,
• zbyt długie i nieuzasadnione przechowywanie danych,
• brak ograniczeń dostępu do danych wewnątrz firmy.

Monitoring GPS a kontrola pracownika

Monitoring GPS może pełnić funkcję kontrolną, ale nie powinien być jedynym ani głównym narzędziem oceny pracownika bez wcześniejszego poinformowania go o takim celu. Wykorzystanie danych zebranych w jednym celu (np. rozliczenie tras) do zupełnie innego celu (np. nagła ocena dyscyplinarna) bez wcześniejszej informacji o takiej możliwości jest ryzykowne prawnie i może zostać zakwestionowane.

Dobre praktyki zgodne z RODO

Podsumowując, warto oprzeć monitoring GPS na uzasadnionym interesie administratora, a nie na zgodzie pracownika. Trzeba:

1. jasno określić cel, zakres i sposób monitoringu w regulaminie pracy,
2. poinformować pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem oraz indywidualnie przed dopuszczeniem do pracy,
3. ograniczyć zbierane dane do tego, co niezbędne,
4. ustalić i konsekwentnie stosować rozsądny okres przechowywania danych,
5. ograniczyć dostęp do danych do osób, które go faktycznie potrzebują,
6. zapewnić mechanizm ograniczający monitoring w czasie prywatnego użytku pojazdu, jeśli jest on dozwolony.

Dobrze zaprojektowany system monitoringu floty potrafi wspierać te zasady nie tylko organizacyjnie, ale i technicznie, m.in. przez kontrolę dostępu do danych na poziomie ról w systemie, konfigurowalne okresy przechowywania danych czy tryb prywatny dla kierowców. To różnica między monitoringiem, który tylko "zbiera dane", a takim, który realnie wspiera zarządzanie flotą i zgodność z RODO.

Bibliografia

1. Paulina Zawadzka-Filipczyk, Daria Jarmużek, Edyta Jagiełło-Jaroszewska, RODO. Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy, Wyd. Wolters Kluwer, 2018
2. Magdalena Kuba, ‎Dominik Lubasz, ‎Witold Chomiczewski, Edyta Bielak-Jomaa, Joanna Łuczak, Michał Czerniawski, Urszula Góral, Piotr Drobek, Paweł Makowski, Katarzyna Witkowska-Nowakowska, Natalia Zawadzka, RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Komentarz, Wyd. Wolters Kluwer, 2017
3. Dominik Lubasz, Witold Chomiczewski, Dariusz Szostek, Katarzyna Witkowska-Nowakowska, Marcin Jerzy Maruta, Damian Karwala, Mirosław Gumularz, Patrycja Kozik, Mariola Więckowska, Karolina Alama, Roman Bieda, Beata Marek, Marcin Wielisiej, RODO dla małych i średnich przedsiębiorstw, Wyd. Wolters Kluwer, 2018
4. Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy
5. Rozporządzenie 2016/679 (RODO) i akty towarzyszące

Michał Małkowski

Współpracownicy mówią na niego "Pan Tabelka" i traktuje to jako komplement.

Z wykształcenia inżynier z dyplomem MBA Industry 4.0 Politechniki Śląskiej, z zawodu człowiek od transportu, który nie uznaje zarządzania bez liczb. Przez ponad 15 lat budował wiedzę operacyjną w branży transportowej - najpierw w dużej korporacji, gdzie przeprowadził transformację całego modelu zarządzania: z papierowej dokumentacji do środowiska opartego na automatyzacji i narzędziach analitycznych. 

W web-sat odpowiada za projekty z obszaru telematyki, analizy danych i optymalizacji kosztów transportu. Na blogu rozkłada na czynniki pierwsze to, co w branży wciąż robi się "na czuja" i pokazuje, jak zastąpić intuicję mierzalnymi wskaźnikami.

Po godzinach zamienia garnitur na kombinezon rajdowy. Zadeklarowany Petrolhead, który w teamach F1 i WRC widzi idealne połączenie strategii, precyzji i decyzji podejmowanych w ułamkach sekund na podstawie danych. Dokładnie tak samo jak w transporcie.